Το κτηματολόγιο είναι ένα σύστημα πληροφοριών για όλα τα ακίνητα της επικράτειας. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό το σύστημα μπορεί να είναι νομικές, τεχνικές αλλά και άλλες, πρόσθετες. Για την ώρα, το κτηματολόγιο περιέχει μόνο νομικές και τεχνικές πληροφορίες. Υπό αυτήν την έννοια, σήμερα λειτουργεί αποκλειστικά ως υποκατάστατο του συστήματος εμπραγμάτων δικαιωμάτων επί ακινήτων. Ωστόσο δεν αποκλείεται -αντίθετα, επιτρέπεται και είναι μάλλον χρήσιμο- να περιληφθούν και άλλες πληροφορίες: οικονομικής ή φορολογικής φύσης, πληροφορίες σχετικές με τη δόμηση, τις χρήσεις γης ή ό,τι άλλο η πολιτεία κρίνει σκόπιμο (αυτό είναι εύκολο, αφού κάθε τέτοια συστηματοποίηση της πληροφορίας είναι σκόπιμη) και εφικτό (εδώ είναι που το ζήτημα «κολλάει»).
Το σύστημα των πληροφοριών είναι οργανωμένο σε κτηματοκεντρική βάση. Αυτό σημαίνει ότι η ευρετηρίαση γίνεται επί της αρχής με βάση το ακίνητο: κάθε ακίνητο, στο πλαίσιο του κτηματολογίου, λαμβάνει έναν μοναδικό δωδεκαψήφιο -στη μη εκτεταμένη μορφή του- αριθμό, τον ΚΑΕΚ (Κωδικό Αριθμό Εθνικού Κτηματολογίου). Με αυτόν τον αριθμό είναι δυνατή η απόλυτη ταυτοποίηση του ακινήτου, αφού με αυτόν τον αριθμό είναι δυνατός ο εντοπισμός του συνόλου της πληροφορίας που τηρείται για το ακίνητο.
Αυτό δε σημαίνει ότι δεν υπάρχει ευρετηρίαση με βάση το πρόσωπο. Όπως είναι δυνατή η αναζήτηση πληροφορίας με τη χρήση του ΚΑΕΚ, είναι δυνατή και η αναζήτηση της πληροφορίας των δικαιωμάτων ενός προσώπου επί ενός ή περισσοτέρων ακινήτων. Υπό όρους μάλιστα είναι δυνατή η αναζήτηση πληροφορίας και με βάση τον τίτλο.
Όπως προαναφέραμε, προς ώρας το κτηματολόγιο λειτουργεί αποκλειστικά ως σύστημα δημοσιότητας εμπραγμάτων δικαιωμάτων επί ακινήτων. Περιλαμβάνει δηλαδή μια πλήρη περιγραφή του ακινήτου ως προς τη θέση, την έκταση και τα όριά του (και μερικές ακόμη πληροφορίες αν μιλάμε για διηρημένες ιδιοκτησίες), σε συνδυασμό με την παρουσίαση των προσώπων που έχουν πάνω στο ακίνητο εμπράγματα δικαιώματα, καθώς και των δικαιωμάτων αυτών, δηλαδή των εννόμων σχέσεων που συνδέουν το πρόσωπο με το ακίνητο, μαζί με στοιχεία του τίτλου (συνήθως συμβολαιογραφικού εγγράφου) από τον οποίο αυτά πηγάζουν.
Ποια είναι η λογική του συστήματος δημοσιότητας: τα δικαιώματα που τυχόν έχει κάποιος πάνω σε ακίνητα, υποχρεωτικά υπάγονται σε σύστημα δημοσιότητας, ώστε κάθε τρίτος που θέλει να συναλλαγεί με το δικαιούχο (πχ να αγοράσει ένα ακίνητο) να έχει κάποια ασφάλεια στις ενέργειές του. Αυτό είναι επιβεβλημένο, καθώς η ακίνητη ιδιοκτησία είναι κατά κανόνα υψηλότερης αξίας σε σχέση με τα κινητά πράγματα, συνεπώς, αν δεν υπάρχει επαρκής δημοσιότητα, τα ακίνητα μπορούν να αναδειχθούν σε πεδίο εξαπάτησης.
Μέχρι σήμερα, το σύστημα δημοσιότητας εμπραγμάτων δικαιωμάτων επί ακινήτων είναι στη χώρα μας το σύστημα μεταγραφών και υποθηκών. Αυτό δηλαδή που τηρείται από τα υποθηκοφυλακεία. Το βασικό μειονέκτημα του παλιού συστήματος σε σχέση με το νέο, το οποίο σταδιακά παίρνει τη θέση του, είναι ότι στο παλιό (υποθηκοφυλακεία) η ευρετηρίαση γίνεται αποκλειστικά με κλειδί το όνομα, με όσα μάλιστα προβλήματα μπορεί να επιφέρει η πλημμελής ταυτοποίηση στη βάση των ονομάτων -αρκεί να σκεφτεί κανείς πόσο συχνά μπορεί να πετύχει σε μία μεγάλη πόλη άτομα με το όνομα Δημήτριος Παπαδόπουλος του Γεωργίου.
Από εκεί και πέρα, ανάμεσα στα πλεονεκτήματα του κτηματολογίου έναντι του προϋφιστάμενου συστήματος είναι η ακριβής περιγραφή και μοναδικοποίηση του ακινήτου, η ψηφιοποίησή του κτηματολογίου, καθώς και ο έλεγχος νομιμότητας που διενεργείται από τον προϊστάμενο του κτηματολογικού γραφείου, προκειμένου μια πράξη να υπαχθεί στο σύστημα δημοσιότητας.
